Unser digitales Hinweisgebersystem
Wir unterstützen Unternehmen aller Branchen und Größenklassen bei der Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie.
Als Partner für Organisationen aus dem Mittelstand, der Privatwirtschaft, Konzerne und auch für die öffentliche Hand, profitieren Sie von unserem breiten Erfahrungsschatz sowie der fachlichen Expertise für ein richtlinien- und gesetzeskonformes Hinweisgebersystem.
Wir bieten Ihnen flexible Lösungen ganz nach Ihrem Bedarf.
Das Hinweisgebersystem kann an unser Team aus Datenschutzexperten ausgelagert werden. Wir kümmern uns dann um den Aufbau und die Implementierung der Whistleblower Software, das Management der anonymen Hinweise und stellen auch den notwendigen Ombudsmann. Die Bandbreite an vordefinierten Standards kann dabei jederzeit um die kundenspezifische Bedürfnisse erweitert werden. Während all dieser Maßnahmen können Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft fokussieren.
Auf der anderen Seite ist es auch möglich, dass wir Ihnen lediglich die Whistleblower Software bereitstellen und bei der Implementierung unterstützen. In diesem Fall liegen das Management der anonymen Hinweise, der Ombudsmann und alle weiteren notwendigen Maßnahmen vollständig bei Ihnen im Unternehmen.
Die Umsetzungsfrist der EU-Whistleblower-Richtlinie lief im Dezember 2021 ohne nationale Umsetzung aus. Auch wenn der Gesetzgeber die Richtlinie nicht fristgereicht in nationales Recht umgesetzt hat, Hinweisgeber können sich jederzeit auf die EU-Direktive berufen. Sobald die nationale Rechtsnorm Gültigkeit erlangt, sind Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden verpflichtet, ein Hinweisgebersystem einzurichten. Für öffentliche Unternehmen und Gemeinden ab 50 Mitarbeitenden und Gemeinden ab 10.000 Einwohnern gilt die EU-Richtlinie bereits jetzt unmittelbar. Mit einem Hinweisgebersystem ist ein Meldekanal gemeint, der die Vertraulichkeit und Identität von Hinweisgebern sicherstellt.
Gemeinsam mit unserem Partner, der otris software AG, bieten wir Ihnen eine Whistleblowing Software, die eine sichere und unkomplizierte Umsetzung dieser Richtlinie ermöglicht. Die Identität des Hinweisgebers ist über einen technisch abgesicherten Kommunikationsweg geschützt. Hinweisgeber und Hinweisempfänger kommunizieren über eine webbasierte Meldeplattform, die alle ausgetauschten Daten verschlüsselt. Der Hinweisgeber kann wählen, ob er anonym meldet oder seine Kontaktdaten hinterlässt. Die Softwarelösung vereinfacht zudem den Prüfprozess und beschleunigt die Fall-Bearbeitung.
Anonyme Kommunikation und effiziente Fallbearbeitung
Hinweisgeber
Meldeplattform
Case Management
Hinweisempfänger
- • gibt mit dem Webbrowser auf der Meldeplattform den Hinweis ab
- • kommuniziert mit dem Empfänger über ein anonymes Postfach der Meldeplattform
- • garantiert Anonymität und Datenschutz für Hinweisgeber und Hinweisempfänger
- • Betrieb durch neutrale Instanz in der Cloud
- • strukturierte Bearbeitung und Nachverfolgung der Hinweise
- • Betrieb durch den Hinweisempfänger On-Premises oder in der Private Cloud
- • bearbeitet Hinweise über Webbrowser im Case-Management
- • kommuniziert mit dem Hinweisgeber über ein anonymes Postfach der Meldeplattform
Mit der Einrichtung des Hinweisgebersystems erfüllen Sie die gesetzliche Pflicht und schaffen überdies auch Vertrauen in die interne Meldestelle. So können Verstöße zuerst intern angesprochen werden, bevor diese den Weg in die Öffentlichkeit finden und so möglicherweise enorme Imageschäden verursachen. Kritische Sachverhalte können intern geklärt und proaktiv gelöst werden.
Zudem profitieren Sie bei der SONNTAG IT Solutions von unserem einzigartigen interdisziplinären Netzwerk und Experten-Know-How.
Welches Paket erfüllt Ihre Anforderungen?
Grundsätzlich erfüllt jedes unserer Pakete die hohen Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz.
Welche Variante zu Ihnen passt ist jedoch von unterschiedlichen Faktoren abhängig. Gerne beraten wir Sie hierzu in einem persönlichen Gespräch.
Telefon: +49 821 9998 4323
Mail: services@sp-it.de
- Basic
- ab 129€
per Monat - Digital abgebildete Hinweisgeberplattform (Cloud)
- Einfache Fallbearbeitung und Akteneinsicht je Hinweis
- Optional: Hinzunahme von Bausteinen des All-Inclusive Pakets
- All-Inclusive
- 199€
per Monat - Digitale abgebildet Hinweisgeberplattform (Cloud)
- Stellen des Ombudsmann und Case-Management durch SITS inklusive
- Ersteinschätzung der Hinweise inklusive
- Unternehmenseigenes Branding inklusive
- Fallbearbeitung, Fristenmanagement, Case-Management und Akteneinsicht je Hinweis
- Vorkonfigurierte Standards, erweiterbar um spezifische Kundenbedürfnisse
- Optional: Onboarding (Einrichtung, Implementierung, Schulungen)
Häufig gestellte Fragen / FAQ
- Mit der Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern („Whistleblower-Richtlinie“) verfolgt die EU das Ziel, EU-Recht durchzusetzen und Verstöße aufzudecken bzw. zu unterbinden.
- Der Hinweisgeberschutz ist ein Instrument zur Erreichung des Ziels, indem:
- • Hinweisgeber vor Repressalien geschützt werden,
- • der Schutz vor Repressalien Hemmungen abbaut, Meldungen abzugeben,
- • die Meldungen dazu beitragen, Verstöße aufzudecken, zu ahnden bzw. zu unterbinden.
- Um den Hinweisgeberschutz zu realisieren, enthält die Richtlinie Vorschriften für Unternehmen und Organisationen, Meldekanäle einzurichten.
- Die Meldekanäle bzw. Hinweisgebersysteme müssen so konzipiert sein, dass die Identität des Hinweisgebers geschützt wird. Betroffen von der Vorschrift sind:
- • Unternehmen ab 250 Mitarbeitern (Frist: 17.12.2021)
- • Unternehmen ab 50 Mitarbeitern (Frist 17.12.2023)
- • Gemeinden ab 10.000 Einwohnern
- • Einrichtungen des öffentlichen Sektors
- • Behörden
- Ohne Hinweise aus der Belegschaft ist es nahezu unmöglich grobes Fehlverhalten aufzudecken, da Regelmissachtung häufig mit Verschleierung einhergeht. Potenzielle Hinweisgeber fürchten jedoch Nachteile durch die Preisgabe von Informationen und Ihrer Identität. Die Lösungsansatz der SONNTAG IT Solutions bietet Whistleblowern einen Meldekanal, der anonyme Kommunikation garantiert und dadurch die Identität schützt.
- Regelverstöße einzelner Mitarbeiter können schwerwiegende, geschäftsschädigende Auswirkungen und rechtliche Konsequenzen für Unternehmen nach sich ziehen. Im Worst Case stehen Reputation, finanzielle Stabilität sowie die Arbeitsplatzsicherheit der gesamten Belegschaft auf dem Spiel. Frühe Hinweise von Mitarbeitenden über Regelverstöße helfen dabei, rechtzeitig Maßnahmen zur Schadensbegrenzung umzusetzen. Mitarbeitende zu Preisgabe von Hinweisen an eine interne Stelle zu motivieren, ist daher eine sinnvolle Komponente der unternehmensweiten Compliance-Strategie. Potenzielle Hinweisgebende fürchten jedoch gravierende Nachteile, wenn sie Hinweise öffentlich abgeben. Sie gefährden das gute Verhältnis zu Kollegen, ihre beruflichen Entwicklungschancen, und im Extremfall sogar die psychische und körperliche Gesundheit. Fallen diese Risiken weg, steigt die Motivation, schwere Regelverstöße zu melden. Die zuverlässigste Möglichkeit, Risiken für den Hinweisgeber zu minimieren, ist, seine Anonymität sicherzustellen. Schon aus Eigeninteresse (um Zugang zu vertraulichen Informationen zu erhalten) sollten Compliance-Verantwortliche daher sichere Meldekanäle bereitstellen, über die Hinweisgeber anonym Informationen preisgeben. Bei unserem Hinweisgebersystem entscheidet der Hinweisgebende selbst, ob er anonym bleiben oder seine Identität bewusst mitteilen möchte.
- Alternative Kommunikationskanäle zur Hinweisgebersoftware sind z.B. Ombudsperson, E-Mail-Postfach, Telefon-Hotline. Zu beachten ist, dass der geforderte Identitätsschutz über diese Kanäle unter Umständen schwer umsetzbar ist: Die Ombudsperson arbeitet im Auftrag des Unternehmens, bei einer gewöhnlichen E-Mail-Kommunikation kann die IP-Adresse nachvollzogen werden und bei einer Telefon-Hotline kann sich der Hinweisgebende nicht sicher sein, mit wem er telefoniert und ob seine Stimme verfremdet wird. Eine Hinweisgebersoftware bietet dagegen die Möglichkeit, den Identitätsschutz des Hinweisgebenden auf technischem Wege sicherzustellen und ihn dadurch zur Hinweisabgabe zu motivieren. Zudem sind Rückfragen über das anonyme Postfach möglich. Weiterer Nutzen: Softwaregestützte Hinweisgebersysteme sind leicht zugänglich (über eine Webseite), permanent erreichbar, vereinfachen die fristgerechte Bearbeitung, die Dokumentation sowie die datenschutzkonforme Löschung eingegangener Meldungen.
- Die EU-Direktive schreibt vor, dass Unternehmen Meldekanäle anbieten müssen, die so sicher konzipiert sind, dass die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers gewahrt bleibt. Das SONNTAG Hinweisgebersystem stellt den geforderten Identitätsschutz sicher, indem das System anonyme Meldungen ermöglicht. Anonymität wird mit diesen technischen Mitteln realisiert:
- • Die Meldeplattform, über die Hinweisgebende Meldungen abgeben, wird nicht von dem Hinweisempfänger (Unternehmen/Organisation/Behörde) betrieben, sondern von otris software. Die Meldeplattform leitet den abgegebenen Hinweis an den Empfänger weiter.
- • Das System speichert keine Daten, die Rückschlüsse auf den Hinweisgebenden zulassen könnten (IP-Adresse, Standortdaten, Gerätespezifikationen etc.).
- • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Nachrichten und Anhänge zwischen Hinweisgebenden und Hinweisempfänger.
- • Transportverschlüsselung aller Nachrichten und Anhänge (BSI TLS1.3 konform).
- • Verschlüsselung aller Daten, die auf den Datenbanken von Meldeplattform und Case Management liegen.
- • Regelmäßige IT-Security Audits (Pentests) kontrollieren die Systemsicherheit.
- Das SONNTAG Hinweisgebersystem schützt die Identität und somit auch die personenbezogenen Daten von Hinweisgebenden durch ein Verfahren, das anonyme Meldungen ermöglicht (siehe vorherigen Punkt). Die Meldeplattform protokolliert keine personenbezogenen Daten von anonym meldenden Hinweisgebern. Informationen, die der Hinweisgebende versendet, schützt das System durch Transport- und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Darüber hinaus vermittelt ein FAQ dem Hinweisgebenden, was zum Schutz seiner personenbezogenen Daten zu beachten ist.
- • Die DSGVO-Konformität beschränkt sich jedoch nicht auf anonyme Hinweisgebende. Personenbezogene Daten von nicht-anonymen Hinweisgebenden sowie von Dritten (z.B. einer beschuldigten Person) unterliegen ebenfalls den Bestimmungen der DSGVO. Auf technischer Ebene werden auch diese Daten durch Transport- und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (Meldeplattform und Case Management) geschützt. Regelbasierte Löschroutinen unterstützen die datenschutzkonforme Löschung eingegangener Meldungen. Eine mögliche Zwei-Faktor-Authentifizierung bietet zusätzlichen Schutz vor unberechtigtem Zugriff auf personenbezogene Daten über das Backend.
- • Das SaaS-Angebot des Hinweisgebersystems wird ausschließlich auf Servern in Rechenzentren bereitgestellt, die
- • einem deutschen Rechtskontext unterliegen und in Deutschland stehen,
- • nach ISO 27001 zertifiziert sind,
- • nach ISO 9001 zertifiziert sind.
- • einem deutschen Rechtskontext unterliegen und in Deutschland stehen,
- • Durch die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist ein Lesen abgegebener Meldungen durch Betreiber der Rechenzentren nicht möglich. Ein TÜV-Gutachten bestätigt die Wirksamkeit des Datenschutzkonzepts für das otris Hinweisgebersystem.
- Das SONNTAG Hinweisgebersystem und die genutzte Infrastruktur erfüllen folgende Datensicherheitsstandards:
- • Hybride Verschlüsselung aller hinweisbezogener Daten auf der Meldeplattform nach Vorgaben des BSI.
- • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Signierung der Daten beim Versand durch den Hinweisgeber im Browser und beim Versand durch den Hinweisempfänger im Backend.
- • BSI-konforme Transportverschlüsselung aller Nachrichten und Anhänge mit TLS1.3.
- • Möglichkeit zur Zwei-Faktor-Authentifizierung.
- • Rechenzentren zertifiziert nach ISO 27001 und ISO 9001.
- • Sicherheitsaudits und regelmäßige System-Pentests nach OWASP Application Security Verification Standard.
- Das SONNTAG Hinweisgebersystem steht nach einer Konfiguration innerhalb weniger Stunden zur Verfügung. Datenschutzerklärung, Hinweisgeber-FAQ, Meldungskategorien und E-Mail-Texte sind durch Vorlagen umgehend einsatzbereit und können bei Bedarf einfach angepasst werden.
Beratungsspektrum.
Sonntag & Partner
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