Unser digitales Hinweisgebersystem.
Mit unserem digitalen Hinweisgebersystem sind Sie auf der sicheren Seite und erfüllen die Vorgaben der europäischen Whistleblower-Richtlinie.
Als Partner für Organisationen aus dem Mittelstand, der Privatwirtschaft, Konzerngesellschaften und auch für die öffentliche Hand, profitieren Sie von unserem breiten Erfahrungsschatz sowie der fachlichen Expertise für ein richtlinien- und gesetzeskonformes Hinweisgebersystem.
Wir bieten Ihnen flexible Lösungen ganz nach Ihrem Bedarf.
EU-Whistleblower-Richtlinie
09. Mai 2023
Am 9. Mai 2023 wurde eine Einigung des Vermittlungsausschusses aus Bundestag und Bundesrat zum Hinweisgeberschutz erzielt. Am 11. Mai 2023 hat der Bundestag und am 12. Mai 2023 hat auch der Bundesrat zugestimmt, somit steht das Gesetz kurz vor seiner Verabschiedung. Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung der Änderungen am Gesetz und was das konkret für Sie bedeutet.
Was ist der Zeitplan?
Der Ablauf der Umsetzungsfrist kann für etwa Mitte Juni 2023 angesetzt werden. Das Gesetz wird nach Unterzeichnung durch den Bundespräsidenten im Bundesgesetzblatt verkündet. Sobald es verkündet wird, beginnt eine Umsetzungsfrist von nur einem Monat, innerhalb derer Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden ein Hinweisgebersystem einrichten müssen. Für private Arbeitgeber mit 50 bis 249 Beschäftigten gilt eine Verpflichtung, eine interne Meldestelle ab dem 17. Dezember 2023 einzurichten.
Wir empfehlen eine zeitnahe und proaktive Umsetzung, da jedes Unternehmen damit rechnen muss, dass sich Hinweisgeber direkt an die externe Meldestelle (Behörden) wenden, sollte keine interne Meldemöglichkeit vorliegen. Daher ist es im Eigeninteresse eines jeden Unternehmens, die internen Meldemöglichkeiten so auszugestalten, dass die Hemmschwelle niedrig ist und entsprechendes Vertrauen geschaffen wird.
Welche Änderungen wurden am Gesetz beschlossen?
- > Anonymität: Es gibt keine Pflicht zur Ermöglichung anonymer Meldungen. Meldestellen sollen Meldungen innerhalb klar definierter Fristen bearbeiten und auch anonymen Meldungen nachgehen.
- > Bußgelder: Die Bußgelder für die Unternehmen, die kein internes Hinweisgebersystem installieren und betreiben, werden auf bis zu 50.000 Euro festgesetzt.
- > Beweislast: Die Beweislastumkehr im Falle behaupteter Benachteiligungen bleibt bestehen. Wird ein Whistleblower im Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit "benachteiligt", wird vermutet, dass diese Benachteiligung eine Repressalie ist.
- > Interne/Externe Meldungen: Meldende sollen den internen Weg bevorzugen, falls auf diesem Weg wirksam gegen Verstöße vorgegangen werden kann. Als zweite, gleichwertige Möglichkeit zur Abgabe von Hinweisen wird beim Bundesamt für Justiz eine externe Meldestelle eingerichtet.
- > Art der Meldung: Die Meldung eines Hinweisgebers muss sowohl schriftlich als auch telefonisch und persönlich möglich sein. Ein digitales Hinweisgebersystem reicht also nicht aus, um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Hierfür ist ein Ombudsmann bzw. Rechtsanwalt nötig.
Was müssen Sie jetzt tun?
Falls Sie bereits einen internen Meldekanal im Einsatz haben, empfehlen wir Ihnen zu prüfen, ob dieser den Anforderungen des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes entspricht. Haben Sie noch kein Hinweisgebersystem implementiert, sollten Sie jetzt damit beginnen, nach der richtigen Lösung für Ihre Organisation zu suchen. Gerne unterstützen wir Sie bei allen Fragen zur Umsetzung der aktuellen Regulatorik und zur Einführung eines Hinweisgebersystems in Ihrem Unternehmen. An dieser Stelle möchten wir auch auf die digitale Lösung von SONNTAG verweisen. Diese inkludiert auch die Stellung eines Ombudsmannes.
Wir stehen Ihnen jederzeit gerne in einem unverbindlichen Gespräch zur Verfügung und freuen uns auf den Austausch mit Ihnen.
EU-Whistleblower-Richtlinie
30. März 2023
Am 30.03.2023 wurde die im Bundestag angesetzte 2. und 3. Lesung zum Hinweisgeberschutzgesetz kurzfristig abgesetzt. Es kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten bereits ab Mai 2023 eine Lösung vorweisen müssen. Wir halten Sie auf dem Laufenden.
EU-Whistleblower-Richtlinie
März 2023
Die Bundesregierung hat am 14.03.2023 Formulierungshilfen für zwei aus der Mitte des Deutschen Bundestages einzubringende neue Gesetzentwürfe bzgl. des Hinweisgeberschutzgesetzes beschlossen. Diese wurde auf der Homepage des BMJ veröffentlicht.
Durch die Aufteilung des Gesetzes in einen nicht zustimmungspflichtigen und einen zustimmungspflichtigen Teil ist damit zu rechnen, dass der nicht zustimmungspflichtige Teil (welcher die wesentlichen bisherigen Regelungen des HinSchG-E beinhaltet) zeitnah verabschiedet wird.
EU-Whistleblower-Richtlinie
Juli 2022
Am 27.07.2022 hat die Bundesregierung einen Regierungsentwurf eines Hinweisgeberschutzgesetzes veröffentlicht. Der Entwurf sollte Mitte Dezember verabschiedet werden. Aktuell zeichnet sich ab, dass sich die Verabschiedung voraussichtlich bis Anfang 2023 verzögert. Daher sollten sich betroffene Unternehmen bereits jetzt mit den Verpflichtungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz befassen, um noch rechtzeitig mögliche Gestaltungsoptionen zu prüfen und umzusetzen. Dies gilt insbesondere für Unternehmen mit mehr als 249 Mitarbeitern, da für sie die Verpflichtungen 3 Monate nach Inkraftsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes verpflichtend werden. Jedoch auch Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern treffen die Pflichten nach dem Hinweisgeberschutzgesetz voraussichtlich ab dem 17.12.2023.
EU-Whistleblower-Richtlinie
Dezember 2021
Die Umsetzungsfrist der EU-Whistleblower-Richtlinie lief im Dezember 2021 ohne nationale Umsetzung aus. Auch wenn der Gesetzgeber die Richtlinie nicht fristgereicht in nationales Recht umgesetzt hat, können sich Hinweisgeber jederzeit auf die EU-Direktive berufen.
Sobald die nationale Rechtsnorm Gültigkeit erlangt, sind Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden verpflichtet, ein Hinweisgebersystem einzurichten. Für öffentliche Unternehmen und Gemeinden ab 50 Mitarbeitenden und Gemeinden ab 10.000 Einwohnern gilt die EU-Richtlinie bereits jetzt unmittelbar. Mit einem Hinweisgebersystem ist ein Meldekanal gemeint, der die Vertraulichkeit und Identität von Hinweisgebern sicherstellt.
Das Hinweisgebersystem kann an unser Team aus Datenschutzexperten ausgelagert werden. Wir kümmern uns dann um den Aufbau und die Implementierung der Whistleblower Software, das Management der anonymen Hinweise und stellen auch den notwendigen Ombudsmann. Die Bandbreite an vordefinierten Standards kann dabei jederzeit um die kundenspezifische Bedürfnisse erweitert werden. Während all dieser Maßnahmen können Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft fokussieren.
Auf der anderen Seite ist es auch möglich, dass wir Ihnen lediglich die Whistleblower Software bereitstellen und Sie bei der Implementierung unterstützen. In diesem Fall liegen das Management der anonymen Hinweise, der Ombudsmann und alle weiteren notwendigen Maßnahmen vollständig bei Ihnen im Unternehmen.
Anonyme Kommunikation und effiziente Fallbearbeitung
Hinweisgeber
Meldeplattform
Case Management
Hinweisempfänger
- • gibt mit dem Webbrowser auf der Meldeplattform den Hinweis ab
- • kommuniziert mit dem Empfänger über ein anonymes Postfach der Meldeplattform
- • garantiert Anonymität und Datenschutz für Hinweisgeber und Hinweisempfänger
- • Betrieb erfolgt durch eine neutrale Instanz in der Cloud
- • strukturierte Bearbeitung und Nachverfolgung der Hinweise
- • Hinweisempfänger kann Meldungen wahlweise über die On-Premise oder die Private Cloud Variante verwalten
- • bearbeitet Hinweise über Webbrowser im Case-Management
- • kommuniziert mit dem Hinweisgeber über ein anonymes Postfach der Meldeplattform
Mit dem Versand der E-Mail übermitteln Sie freiwillig Ihre Kontaktdaten und weiteren Angaben an die SONNTAG IT Solutions GmbH & Co. KG. Diese kann sich daraufhin mit Ihnen bezüglich der Serviceleistungen proaktiv in Verbindung setzen.
Unsere Datenschutzbestimmungen finden Sie HIER.
- Mit der Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern („Whistleblower-Richtlinie“) verfolgt die EU das Ziel, EU-Recht durchzusetzen und Verstöße aufzudecken bzw. zu unterbinden.
- Der Hinweisgeberschutz ist ein Instrument zur Erreichung des Ziels, indem:
- • Hinweisgeber vor Repressalien geschützt werden,
- • der Schutz vor Repressalien Hemmungen abbaut, Meldungen abzugeben,
- • die Meldungen dazu beitragen, Verstöße aufzudecken, zu ahnden bzw. zu unterbinden.
- Um den Hinweisgeberschutz zu realisieren, enthält die Richtlinie Vorschriften für Unternehmen und Organisationen, Meldekanäle einzurichten.
- Die Meldekanäle bzw. Hinweisgebersysteme müssen so konzipiert sein, dass die Identität des Hinweisgebers geschützt wird. Betroffen von der Vorschrift sind:
- • Unternehmen ab 250 Mitarbeitern (Frist: 17.12.2021)
- • Unternehmen ab 50 Mitarbeitern (Frist 17.12.2023)
- • Gemeinden ab 10.000 Einwohnern
- • Einrichtungen des öffentlichen Sektors
- • Behörden
- Ohne Hinweise aus der Belegschaft ist es nahezu unmöglich grobes Fehlverhalten aufzudecken, da Regelmissachtung häufig mit Verschleierung einhergeht. Potenzielle Hinweisgeber fürchten jedoch Nachteile durch die Preisgabe von Informationen und Ihrer Identität. Die Lösungsansatz der SONNTAG IT Solutions bietet Whistleblowern einen Meldekanal, der anonyme Kommunikation garantiert und dadurch die Identität schützt.
- Regelverstöße einzelner Mitarbeiter können schwerwiegende, geschäftsschädigende Auswirkungen und rechtliche Konsequenzen für Unternehmen nach sich ziehen. Im Worst Case stehen Reputation, finanzielle Stabilität sowie die Arbeitsplatzsicherheit der gesamten Belegschaft auf dem Spiel. Frühe Hinweise von Mitarbeitenden über Regelverstöße helfen dabei, rechtzeitig Maßnahmen zur Schadensbegrenzung umzusetzen. Mitarbeitende zur Preisgabe von Hinweisen an eine interne Stelle zu motivieren, ist daher eine sinnvolle Komponente der unternehmensweiten Compliance-Strategie. Potenzielle Hinweisgebende fürchten jedoch gravierende Nachteile, wenn sie Hinweise öffentlich abgeben. Sie gefährden das gute Verhältnis zu Kollegen, ihre beruflichen Entwicklungschancen, und im Extremfall sogar die psychische und körperliche Gesundheit. Fallen diese Risiken weg, steigt die Motivation, schwere Regelverstöße zu melden. Die zuverlässigste Möglichkeit, Risiken für den Hinweisgeber zu minimieren, ist seine Anonymität sicherzustellen. Schon aus Eigeninteresse (um Zugang zu vertraulichen Informationen zu erhalten) sollten Compliance-Verantwortliche daher sichere Meldekanäle bereitstellen, über die Hinweisgeber anonym Informationen preisgeben. Bei unserem Hinweisgebersystem entscheidet der Hinweisgebende selbst, ob er anonym bleiben oder seine Identität bewusst mitteilen möchte.
- Alternative Kommunikationskanäle zur Hinweisgebersoftware sind z.B. Ombudsperson, E-Mail-Postfach, Telefon-Hotline. Zu beachten ist, dass der geforderte Identitätsschutz über diese Kanäle unter Umständen schwer umsetzbar ist. Die Ombudsperson arbeitet im Auftrag des Unternehmens, bei einer gewöhnlichen E-Mail-Kommunikation kann die IP-Adresse nachvollzogen werden und bei einer Telefon-Hotline kann sich der Hinweisgebende nicht sicher sein, mit wem er telefoniert und ob seine Stimme verfremdet wird. Eine Hinweisgebersoftware bietet dagegen die Möglichkeit, den Identitätsschutz des Hinweisgebenden auf technischem Wege sicherzustellen und ihn dadurch zur Hinweisabgabe zu motivieren. Zudem sind Rückfragen über das anonyme Postfach möglich. Ein weiterer Nutzen ist, Softwaregestützte Hinweisgebersysteme sind leicht zugänglich (über eine Webseite), permanent erreichbar, vereinfachen die fristgerechte Bearbeitung, die Dokumentation sowie die datenschutzkonforme Löschung eingegangener Meldungen.
- Die EU-Direktive schreibt vor, dass Unternehmen Meldekanäle anbieten müssen, die so sicher konzipiert sind, dass die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers gewahrt bleibt. Das SONNTAG Hinweisgebersystem stellt den geforderten Identitätsschutz sicher, indem das System anonyme Meldungen ermöglicht. Anonymität wird mit diesen technischen Mitteln realisiert:
- • Die Meldeplattform, über die Hinweisgebende Meldungen abgeben, wird nicht von dem Hinweisempfänger (Unternehmen/Organisation/Behörde) betrieben, sondern von otris software. Die Meldeplattform leitet den abgegebenen Hinweis an den Empfänger weiter.
- • Das System speichert keine Daten, die Rückschlüsse auf den Hinweisgebenden zulassen könnten (IP-Adresse, Standortdaten, Gerätespezifikationen etc.).
- • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Nachrichten und Anhänge zwischen Hinweisgebenden und Hinweisempfänger.
- • Transportverschlüsselung aller Nachrichten und Anhänge (BSI TLS1.3 konform).
- • Verschlüsselung aller Daten, die auf den Datenbanken von Meldeplattform und Case Management liegen.
- • Regelmäßige IT-Security Audits (Pentests) kontrollieren die Systemsicherheit.
- Das SONNTAG Hinweisgebersystem schützt die Identität und somit auch die personenbezogenen Daten von Hinweisgebenden durch ein Verfahren, das anonyme Meldungen ermöglicht (siehe vorherigen Punkt). Die Meldeplattform protokolliert keine personenbezogenen Daten von anonym meldenden Hinweisgebern. Informationen, die der Hinweisgebende versendet, schützt das System durch Transport- und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Darüber hinaus vermittelt ein FAQ dem Hinweisgebenden, was zum Schutz seiner personenbezogenen Daten zu beachten ist.
- • Die DSGVO-Konformität beschränkt sich jedoch nicht auf anonyme Hinweisgebende. Personenbezogene Daten von nicht-anonymen Hinweisgebenden sowie von Dritten (z.B. einer beschuldigten Person) unterliegen ebenfalls den Bestimmungen der DSGVO. Auf technischer Ebene werden auch diese Daten durch Transport- und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (Meldeplattform und Case Management) geschützt. Regelbasierte Löschroutinen unterstützen die datenschutzkonforme Löschung eingegangener Meldungen. Eine mögliche Zwei-Faktor-Authentifizierung bietet zusätzlichen Schutz vor unberechtigtem Zugriff auf personenbezogene Daten über das Backend.
- • Das SaaS-Angebot des Hinweisgebersystems wird ausschließlich auf Servern in Rechenzentren bereitgestellt, die einem deutschen Rechtskontext unterliegen und in Deutschland stehen, nach ISO 27001 und nach ISO 9001 zertifiziert sind.
- • Durch die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist ein Lesen abgegebener Meldungen durch Betreiber der Rechenzentren nicht möglich. Ein TÜV-Gutachten bestätigt die Wirksamkeit des Datenschutzkonzepts für das otris Hinweisgebersystem.
- Das SONNTAG Hinweisgebersystem und die genutzte Infrastruktur erfüllen folgende Datensicherheitsstandards:
- • Hybride Verschlüsselung aller hinweisbezogener Daten auf der Meldeplattform nach Vorgaben des BSI.
- • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
- • Signierung der Daten beim Versand durch den Hinweisgeber im Browser und beim Versand durch den Hinweisempfänger im Backend.
- • BSI-konforme Transportverschlüsselung aller Nachrichten und Anhänge mit TLS1.3.
- • Möglichkeit zur Zwei-Faktor-Authentifizierung.
- • Rechenzentren zertifiziert nach ISO 27001 und ISO 9001.
- • Sicherheitsaudits und regelmäßige System-Pentests nach OWASP Application Security Verification Standard.
- Das SONNTAG Hinweisgebersystem steht nach einer Konfiguration innerhalb weniger Stunden zur Verfügung. Datenschutzerklärung, Hinweisgeber-FAQ, Meldungskategorien und E-Mail-Texte sind durch Vorlagen umgehend einsatzbereit und können bei Bedarf einfach angepasst werden.
Welche Variante zu Ihnen passt ist jedoch von unterschiedlichen Faktoren abhängig. Gerne beraten wir Sie hierzu in einem persönlichen Gespräch.
SONNTAG IT Solutions GmbH & Co. KG
Schertlinstraße 23
86159 Augsburg
Telefon: +49 821 9998 4323
Mail: services@sp-it.de
Sonntag & Partner
Partnerschaftsgesellschaft mbB
Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Rechtsanwälte
Schertlinstraße 23
86159 Augsburg
Telefon: +49 821 57058-0
Telefax: +49 821 57058-153
Wir verzahnen wirtschaftliche, steuerliche und rechtliche Aspekte und beraten fachübergreifend und auf Augenhöhe.
Wir begleiten große Familienvermögen, um langfristige Werte über Generationen zu bewahren.
Wir bieten maßgeschneiderte, praktikable Lösungen zu IT-Compliance, Digitalisierung und IT-Projektmanagement.
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Wir beraten, bewerten und prüfen – national, aber auch international als unabhängiger MOORE-Netzwerkpartner.