otris software.

Transparenz, Rechtssicherheit und digitale Risikosteuerung. Mit otris software können Sie Ihre Prozesse in den Unternehmensbereichen Legal und Compliance vollumfänglich digitalisieren.

Organisationen sind immer stärker zunehmenden regulatorischen Anforderungen in den Bereichen Legal und Compliance ausgesetzt. Die Gesetzeslage ist komplex und ohne tieferes Hintergrundwissen nur schwer zu überblicken. Gleichzeitig gilt es auch die Herausforderungen der digitalen Transformation zu meistern. Und das alles parallel zum eigentlichen Tagesgeschäft.

Dank der Softwarelösungen von otris können komplexe Verwaltungsvorgänge digital erfasst, dokumentiert und mit wenigen Klicks ausgewertet werden. Führungskräfte treffen ihre Entscheidungen dank Transparenz und Rechtssicherheit somit aufgrund klarer Sachlagen.

Die Lösungen basieren auf selbst entwickelten Technologieplattformen und können sowohl einzeln als auch in Kombination eingesetzt werden. Das leitende Prin­zip der otris-Softwareentwicklung ist es, anspruchsvolle Technik zu erschaffen, die leicht bedienbar ist.

Ausgehend von einem hohen Standardisierungsgrad können die Softwarelösungen jederzeit individuell an die jeweiligen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Dadurch lassen sich Organisationen aller Branchen- und Größenklassen abbilden.

Beratungsspektrum.

Die Umsetzungsfrist der EU-Whistleblower-Richtlinie lief im Dezember 2021 ohne nationale Umsetzung aus. Auch wenn der Gesetzgeber die Richtlinie nicht fristgereicht in nationales Recht umgesetzt hat, können sich Hinweisgeber jederzeit auf die EU-Direktive berufen.

Sobald die nationale Rechtsnorm Gültigkeit erlangt, sind Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden verpflichtet, ein Hinweisgebersystem einzurichten. Für öffentliche Unternehmen und Gemeinden ab 50 Mitarbeitenden und Gemeinden ab 10.000 Einwohnern gilt die EU-Richtlinie bereits jetzt unmittelbar. Mit einem Hinweisgebersystem (oft auch als Whistleblower Plattform bezeichnet) ist ein Meldekanal gemeint, der die Vertraulichkeit und Identität von Hinweisgebern sicherstellt.

Gemeinsam mit unserem Partner, otris software, bieten wir eine sichere und unkomplizierte Umsetzung der Hinweisgeber-Richtlinie an.

Mit Hilfe Whistleblowing-Lösung wird die Identität von Hinweisgebern über einen technisch abgesicherten Kommunikationsweg geschützt. Der Hinweisgeber kann wählen, ob er anonym meldet oder seine Kontaktdaten hinterlässt.

Zentraler Unterschied im Vergleich zu anderen Lösungen: Hinweisgeber und Hinweisempfänger können trotz der Anonymität auch nach Abgabe des Hinweises über eine webbasierte Meldeplattform kommunizieren.

Die Softwarelösung ist vollständig cloudbasiert und ermöglicht neben der Abgabe von Hinweisen auch die Bearbeitung ebendieser, sowie die Ausgabe von automatisch erstellten Reports.

Vorteile otris Hinweisgeberlösung

  • > Höchste Sicherheitsstandards

  • > Individuelle Anpassbarkeit bei System (Dashboards, Reports, White Labeling)

  • > Kommunikation mit anonymen Hinweisgeber möglich

Ein Beteiligungsmanagement hat die Aufgabe, die Beteiligungsstrategie umzusetzen, deren Verwaltung zu organisieren und ein standardisiertes Beteiligungscontrolling zu etablieren.

Dabei kann es sich beispielsweise um die Integration einer neu akquirierten Gesellschaft in die bestehende Konzernstruktur oder die Erstellung des jährlichen K-3-Berichts mit detaillierten Angaben zu den ausländischen Beteiligungen handeln. Aber auch zu Zwecken der Steuerprüfung gilt es teilweise historische Beteiligungsstrukturen nachzuweisen.

Voraussetzung zur Umsetzung dieser Beispiele sind aktuelle, widerspruchsfreie Informationen zu Standorten, Kapitalgebern, Gremien und Mandatsträgern. Liegen Daten und Dokumente verteilt an unterschiedlichen Stellen im Konzern oder bei einer hohen Anzahl an Beteiligungen im Ausland, ist das Zusammentragen und Visualisieren der Daten und die Rekonstruktion früherer Strukturen sehr zeitaufwendig.

Risikobetrachtung, Simulation von Beteiligungsverhältnissen in der Vergangenheit sowie Auswertungen und Analysen von Kennzahlen - otris corporate ist Ihr digitales und cloudbasiertes Multifunktions-Werkzeug für ein erfolgreiches Beteiligungsmanagement.

Vorteile otris Beteiligungsmanagement

  • > Eine zentrale Datenbank für Gesellschaftsakten sowie zentrale Gremien- und Mandatsverwaltung

  • > Visualisierbare Strukturen von Beteiligungen

  • > Individuelles Berechtigungskonzept

Steuern Sie Ihr Datenschutzmanagement mit otris privacy, der Softwarelösung für internen und externen Datenschutz. Das System vereinfacht die fortlaufende Überprüfung aller relevanten Verarbeitungen und lenkt die strukturierte Umsetzung von Maßnahmen. Durch Prozessautomatisierung erhöht otris privacy die Effizienz bei Analyse, Dokumentation und Kommunikation. Datenschutz mit otris privacy zu vereinfachen – das heißt auch, repetitive Vorgänge zu automatisieren und Redundanz zu vermeiden.

Webformulare mit nachgelagerten Dokumentenlenkungsfunktionen verknüpfen wir zur Standard-Workflows, die Datenschutz-Prozesse beschleunigen und professionalisieren. Dadurch können datenschutzrelevante Abläufe, wie die Prüfung von Verarbeitungen bzw. Verarbeitungsverträgen, Datenschutzfolgeabschätzungen, Betroffenenanfragen, das Vorgehen bei Datenschutzverletzungen, die Organisation von Maßnahmen oder Audits optimiert werden. Durch den modularen Aufbau können Basis-Elemente, wie das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, mit Erweiterungen individuell kombiniert werden. Bei Bedarf können auch unternehmensspezifischen Workflows in die Anwendung integriert werden.

So hilft Ihnen das Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) otris privacy ISMS beispielsweise bei der Planung, Konzeption, Umsetzung und Überwachung Ihrer Informationssicherheit. Informationssicherheits-Risiken können identifiziert, bewerten und zielgerichtet durch Schutzmaßnahmen reduzieret werden.

Die einfach zu bedienenden Dokumentations-, Schulungs- und Steuerungswerkzeuge sind die technische Basis für eine erfolgreiche operative Arbeit im Tagesgeschäft.

Vorteile otris Datenschutzmanagement

  • > Differenziertes Zugriffskonzept ermöglicht Einbringung externer und interner Personen

  • > Systematische Benutzerführung und Vorlagenverwaltung

  • > Flexible Auswertungs- und Reporting-Möglichkeiten auf Knopfdruck

Die Umsetzung eines Richtlinienmanagements stellt Unternehmen vor drei Herausforderungen: redaktionelle Erstellung und Pflege der Richtlinien, die Verteilung an die Mitarbeiter sowie das Monitoring und die Dokumentation des Zustellungsstatus. Das otris-Richtlinienmanagement vereinfacht den gesamten Prozess mit Hilfe von Redaktionswerkzeugen, Dokumentenlenkung und Prozessautomatisierung.

Eine Grundvoraussetzung, dass Mitarbeiter unternehmensweit richtlinienkonform handeln, ist die Kenntnis über relevante Gesetze, Regeln und Vorschriften. Je größer das Unternehmen und die Mitarbeiterzahl, desto komplexer und aufwendiger wird der Prozess, Richtlinien zu erstellen, sie zielgerichtet zu verteilen und die Vorgänge zu dokumentieren.

Das otris Richtlinienmanagement fungiert als zentrale Plattform, in der sämtliche Corporate Governance und Compliance-Dokumentationen abgelegt und in einer Richtlinienbibliothek thematisch untergliedert werden können. Über Geltungsbereiche steuern Sie die Zustellung der Richtlinien an vorab definierte Mitarbeitergruppen. Das System automatisiert Zustellung, Protokollierung, Nachverfolgung, Erinnerung und Reporting.

Vorteile otris Richtlinienmanagement

  • > Richtlinien Erstellung, zielgerichtete Verteilung und Dokumentenlenkung in einem zentralen Tool

  • > Lesebestätigungen und automatische Reportfunktionen

  • > Keine Installation auf Arbeitsrechnern notwendig, dank cloudbasierter Anwendung

Das Risikomanagement hat zum Ziel, ein optimales Verhältnis zwischen Chance und Wagnis zu finden. In kleineren Unternehmen funktioniert diese Abwägung häufig auf Abteilungsebene und „nach Gefühl“. Größere Unternehmen implementieren ein strategisches Risikomanagement, das der höheren Komplexität gerecht wird.

Unternehmerisches Handeln ist mit Risiken verbunden. Denn: Ohne Risiko entstehen nur selten Chancen. Die Herausforderung besteht darin, Risiken systematisch zu managen. Dazu zählt zum einen, Gefahren zu erkennen und mögliche Auswirkungen zu quantifizieren (z.B. finanzieller Schaden, Reputationsschaden). Zum anderen müssen Unternehmen Maßnahmen aus der Analyse ableiten, um die identifizierten Risiken zu steuern und bestmöglich zu minimieren.

Risiken erkennen und gegen das Geschäftspotenzial abwägen – das machen auch Unternehmen ohne spezifisches Risikomanagement. Der Unterschied zu Unternehmen mit etabliertem Risikomanagement liegt in der fehlenden Systematik. Risiken können nur mit fest implementierten Prozessen strategisch gesteuert werden. Genau bei dieser Aufgabe unterstützt Sie das otris-Risikomanagement.

Die digitale Risikomanagement-Lösung der otris verankert einheitliche Prozesse in der Organisation – von Risiko-Assessment und Risiko-Analyse über das Maßnahmenmanagement bis zum Reporting.

Vorteile otris Risikomanagement

  • > Keine Installation auf Arbeitsrechnern notwendig, dank cloudbasierter Anwendung

  • > Unkompliziert erweiterbar hinsichtlich Funktionsumfang und Nutzer

  • > Abbildung des gesamten Prozesses von Risiko-Identifikation, -Bewertung, Maßnahmenmanagement und Monitoring

Optimieren Sie Ihr digitales Vertragsmanagement mit otris contract. Sie gewinnen die volle Kontrolle über den Lebenszyklus all Ihrer Verträge: von der Erstellung über die strukturierte Ablage und die Bearbeitung bis zur Archivierung.

Erfolgreiches Vertragsmanagement beinhaltet mehr als die reine Verwaltung von Verträgen. Es generiert Mehrwert durch Standardisierung bei der Bearbeitung, Erstellung und Recherche. Mitarbeitende finden umgehend die Daten und Dokumente, die sie für fundierte Entscheidungen benötigen (anstehende Fristen, Leistungsansprüche oder Zusammenhänge zwischen Verträgen).

Ohne ein fundiertes Vertragsmanagement bleiben diese Informationen im Regelfall intransparent und unsichtbar. Häufig entstehen Insellösungen im Unternehmen und die Bearbeitung sowie Ablage der einzelnen Verträge erfolgt auf Abteilungs- oder Teamebene. Konflikte durch unterschiedliche Wissensstände, vermeidbare Risiken, zeitraubende Bearbeitungsprozesse und verschenktes Potenzial sind die Folge.

Vorteile otris Vertragsmanagement

  • > digitale Vertragserstellung inklusive digitaler Signatur und Abschluss in digitaler Vertragsakte

  • > Fristenkontrollen, Wiedervorlagen und inkludiertes Controlling

  • > Individuelle Workflows und feingliedriges Berechtigungskonzept

Fragen Sie uns, wir beraten Sie gerne!

Senden Sie uns eine Nachricht mit Ihren Kontaktdaten und wir melden uns zeitnah bei Ihnen.

otris software vereinfacht Verantwortung. 

 

Seit über 20 Jahren unterstützt die otris software AG Unternehmen bei der Digitalisierung compliancerelevanter Prozesse. Dazu zählt neben Vertrags-, Beteiligungs-, Compliance- und Datenschutzmanagement auch die Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie mittels digitalem Hinweisgerbersystem. Alle otris-Produkte funktionieren nach einem bewährten System: Digitale Akten strukturieren Dokumente und Vorgänge. Integrierte Workflows lenken den Bearbeitungsprozess. Risikominimierung, Rechtssicherheit, Transparenz und Effizienz sind die Hauptnutzen, von denen otris-Kunden profitieren. Gemeinsam mit einem internationalen Partnernetzwerk betreut otris heute über 5.000 Installationen in ganz Europa.

Wir verzahnen wirtschaftliche, steuerliche und rechtliche Aspekte und beraten fachübergreifend und auf Augenhöhe.

Wir begleiten große Familienvermögen, um langfristige Werte über Generationen zu bewahren.

Wir bieten maßgeschneiderte, praktikable Lösungen zu IT-Compliance, Digitalisierung und IT-Projektmanagement.

Wir bringen die Steuerberatung in das 21. Jahrhundert. Digital, modern, medienbruchfrei und am Puls der Zeit.

Wir beraten, bewerten und prüfen – national, aber auch international als unabhängiger MOORE-Netzwerkpartner.

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